Bienvenue Anghello ! Le registre visiteurs simple et sécurisé

L'aventure Anghello commence suite à une observation récurrente : l’usage encore trop persistant des registres d’accueil visiteurs papier dans de nombreuses entreprises.

Le registre visiteur, également appelé registre des entrées et sorties, est une obligation légale pour certaines entreprises et établissements, notamment ceux recevant du public (intervenants, commerciaux, clients, fournisseurs…). Son objectif principal est de garantir la sécurité des personnes et de faciliter la traçabilité en cas d'incident ou d'urgence.

Cette réalité, nous l’avons trop souvent vécue lors de nos déplacements : un registre papier à remplir avec son propre stylo - épidémie oblige ! -, devoir apposer sa signature, visible de tous, patienter devant l’agent d’accueil le temps qu’il termine sa conversation téléphonique, ou même devoir annoncer son arrivée à son interlocuteur via le téléphone installé sur le comptoir d’accueil. Sans parler du livret d’accueil et de sécurité déposé à côté du registre souvent consulté de manière superficielle…

Fastidieux pour le visiteur, ce registre soulève également des problématiques majeures en matière de confidentialité et de sécurité. Son utilisation doit d’ailleurs se faire en conformité avec les textes réglementaires (tel que le RGPD) et les prescriptions concernant le traitement des données personnelles recueillies.

En effet, même si nous ne sommes pas de nature curieuse, nous pouvons être parfois tentés de consulter l’historique des visiteurs précédents, à la recherche d’un éventuel concurrent ou d’une connaissance, pas vous ? Certains visiteurs plus regardant se contentent d’apposer une simple croix comme signature, inconcevable pour eux de laisser leur signature à côté de leurs coordonnées sur un registre accessible “publiquement”. Combien de visiteurs “oublient” de lire les consignes d’entrée ou d’écrire leur heure de sortie… Et honnêtement, ces registres papiers renvoient une image désuète de l’entreprise qui nous accueille.

Et pourtant, il existe des solutions d’accueil numérique, visiblement bien conçues ! Mais si elles ne sont pas adoptées par ces PMEs, c’est sûrement pour différentes raisons : sont-elles trop complexes à mettre en œuvre ? Leur coût d’acquisition est-il trop onéreux ? L’infrastructure requise n’est-elle pas compatible avec le système d’information ? Leur politique de gestion des données n’est-elle pas conforme avec le RGPD et/ou celle de l’entreprise ?

Il y a de multiples raisons à considérer, mais l'une d'entre elles est certainement la perception non prioritaire de cette problématique, ce qui peut aussi expliquer pourquoi elle est souvent mise “en bas de pile”.

En quête de nouveau défi, nous décidons de créer une solution alternative, très simple d'utilisation, économique, et pouvant être utilisée sans matériel ni intégration au système d’information de l’entreprise. L’objectif est clair : enlever ce petit caillou de la chaussure, sans effort et gratuitement.

Les premières entreprises pilotes testent la plateforme et nous aident à concevoir des fonctionnalités essentielles pour remplacer définitivement leur registre papier : enregistrement autonome par QR-Code ou tablette, historique multi-sites temps réel, notification des salariés, auto-anonymisation, consignes d’entrées, badge virtuel, rapports d’évacuation… Tout cela déployable en quelques minutes et sans pré-requis par l’entreprise.

Bienvenue Anghello, notre assistant pour un accueil des visiteurs plus fluide, plus sûr, et résolument tourné vers l'avenir avec son lot d’innovations à venir !

Il est temps d’archiver votre registre papier, non ?