Sécuriser l'accueil des visiteurs en entreprise : les bonnes pratiques

Chaque entreprise, qu'il s’agisse d’un grand groupe ou d’une PME, est confrontée à la nécessité d'accueillir divers visiteurs : clients, commerciaux, partenaires, prestataires, ou même des stagiaires. La gestion de cet accueil façonne la première impression que les visiteurs auront de votre entreprise, influençant leur perception de son professionnalisme et de ses activités.

Mais au-delà de l'image perçue, une réflexion s'impose : comment garantir la sécurité pendant ces visites ? L'organisation, la formation du personnel, et la mise en place de documents de sécurité deviennent des piliers incontournables pour assurer la protection des visiteurs et des collaborateurs tout en contribuant à la sécurité économique de votre entreprise.

Dans cet article, nous plongerons dans l'importance de sécuriser l'accueil des visiteurs, en abordant deux aspects essentiels : la sécurité des personnes et la protection économique de l'entreprise. Comment minimiser les risques lors de la préparation de rendez-vous ou de visites ? En quoi un livret d'accueil sécurité renforce-t-il la sécurité des personnes ? Quels sont les types de consignes de sécurité nécessaires et comment les rédiger de manière efficace ? Suivez-nous pour une exploration de ces questions vitales.

Les pratiques générales pour un accueil sécurisé

Lors de l'accueil des visiteurs dans votre entreprise, une approche méthodique et sécurisée est nécessaire pour relever les défis significatifs en matière de sécurité et de confidentialité. Les risques potentiels englobent les accidents, l'espionnage, la collecte d'informations sensibles, voire des actes de sabotage. Cette section explore en détail les pratiques générales à adopter à chaque étape, avec un accent particulier sur la sécurité économique de l'entreprise.

1. Utiliser des espaces d’accueil neutres

Privilégiez l’utilisation de bureaux dédiés ou de salles spécifiques destinées à la réception des visiteurs, garantissant ainsi une meilleure confidentialité.

Assurez-vous que les espaces réservés aux visiteurs soient neutres, sans informations sensibles ou stratégiques affichées (poubelles vidées, tableaux blancs effacés,…).

Si les rendez-vous se déroulent dans les bureaux, veillez à ce qu'ils soient rangés et sécurisés, que les postes de travail soient verrouillés, et les documents confidentiels hors de vue.

2. Identifier, informer et sensibiliser les visiteurs

Maintenir un équilibre entre un accueil chaleureux, la sécurité des personnes et la protection des intérêts de l'entreprise est crucial.

Dès leur arrivée, les visiteurs doivent obligatoirement émarger le registre visiteurs dédié, assurant ainsi la traçabilité de leurs passages au sein de l'entreprise. Pour renforcer la sécurité, une vérification d'identité appropriée et l'utilisation de badges d'accès spécifiques peuvent être nécessaires.

Les visiteurs sont tenus de consulter le livret d'accueil de l’entreprise et de valider le règlement ainsi que les consignes de sécurité, essentiels pour une visite en toute sécurité et en conformité avec les normes établies.

Une étape tout aussi cruciale consiste à annoncer leur présence et à notifier le collaborateur prévu pour son accueil, soulignant ainsi l'interdiction pour le visiteur de se déplacer librement au sein de l'entreprise.

3. Clôturer la visite

À la fin de la visite, il est essentiel de conclure l'entretien en raccompagnant le visiteur à l'accueil, renforçant ainsi une impression positive et évitant tout égarement.

Le visiteur doit également signer le registre des visiteurs et remplir son horaire de fin de visite.

4. Le cas particulier des visites de groupes

Les visites de groupes posent des défis majeurs en termes de sécurité et de confidentialité. Les risques potentiels comprennent les accidents, l'espionnage, la collecte d'informations sensibles, voire des actes de sabotage.

Pour minimiser ces risques, une préparation rigoureuse est essentielle, impliquant la définition d'objectifs de visite clairs, l'établissement de circuits de visite sécurisés, et la définition des rôles des employés encadrants.

Enfin, les débriefing post-visites avec les employés permettent d'évaluer les performances et de proposer des idées pour améliorer la sécurité des prochaines visites de groupe.

Le Livret d'accueil et les consignes de sécurité

Qu'est-ce que le Livret d'Accueil ?

Le rôle premier du livret d’accueil est d'apporter tous les renseignements utiles aux nouveaux arrivants pour simplifier, accompagner et sécuriser leur arrivée dans les entreprises : présentation de l’entreprise, ses valeurs, ses objectifs, ses méthodes de fonctionnement, son règlement intérieur, ses informations pratiques...

Le code du travail indique que chaque entreprise a pour obligation d’informer les nouveaux arrivants, qu’ils soient salariés, prestataires ou visiteurs des risques qu’ils peuvent rencontrer sur le site et des consignes de sécurité à respecter pour éviter les accidents de travail : ces informations sont généralement intégrées au livret d’accueil.

Les nouveaux salariés, les prestataires extérieurs et les visiteurs doivent en prendre connaissance dès leur arrivée dans l’entreprise et valider le fait qu’ils connaissent le règlement à respecter et qu’ils ont compris les éventuels risques liés.

Le format du Livret d'Accueil varie donc en fonction de la cible :

• Pour les salariés, intérimaires, stagiaires : un livret complet, comportant les informations citées précédemment assorti d'une formation et d'un questionnaire, peut s'avérer essentiel pour une bonne intégration.
• En revanche, pour les visiteurs accompagnés par un salarié pour une visite de courte durée, donc peu exposés aux risques, un petit dépliant simple et illustré est à privilégier.

Le livret d’accueil sécurité pour les visiteurs

Le livret d’accueil sécurité pour les visiteurs doit offrir une vision claire des attentes et des règles de sécurité à appliquer dans l'entreprise. Il doit comporter des éléments soigneusement sélectionnés tels que :

• Une brève présentation de l’entreprise
• Le plan du site avec mise en évidence des points de rassemblement
• Les règles d’hygiène et de sécurité (risques, interdictions, obligations du visiteur) et la signalétique à connaître
• Les comportements à adopter en cas d’incendie ou d’accident
• Les contacts-clés (responsable évacuation, SST, …) et numéros d’urgence (numéros de téléphone des services médicaux, des pompiers, et des forces de l'ordre.)

Les différents types de consignes

La mise en place de consignes de sécurité dans l’entreprise fait partie des obligations de l’employeur relatives à la sécurité des salariés.

A partir du Document Unique d’Évaluation des Risques professionnels (DUER/DUERP), qui répertorie les risques potentiels d’accidents, les entreprises doivent donc réaliser et diffuser des consignes de sécurité destinées à toutes les personnes se présentant sur leurs sites.

Les consignes de sécurité doivent être adaptées à chaque entreprise en fonction de sa taille, son secteur, sa zone géographique, les risques identifiés… De plus, il existe différents types de consignes de sécurité à mettre en place, telles que les consignes générales, les consignes spécifiques et les consignes spéciales.

Les consignes générales de sécurité se retrouvent dans toutes les entreprises. Elles s’adressent à l’ensemble des personnes pouvant accéder au site. Elles doivent énoncer de façon claire et visible toutes les informations qui vont permettre à votre personnel d’être capable d’agir en cas d’accident, de donner l’alerte, d’évacuer les locaux sans danger et d’avoir les moyens de lutter contre un départ d’incendie.

Elles sont complétées par des consignes particulières qui sont propres à certains travaux ou à des locaux spécifiques (Exemple : Des consignes spécifiques pour des zones d'accès restreint, les risques spécifiques et les équipements particuliers à utiliser).

Elles peuvent également être complétées par des consignes spéciales qui concernent uniquement des membres du personnel désignés (agent d’accueil, Équipier de Première Intervention, …) pour détailler des protocoles de sécurité spécifiques (les actions à mener et leurs modalités d’exécution).

Pour compléter les consignes de sécurité, l’employeur est également tenu de former ses salariés sur la sécurité dans l’entreprise.

Contenu des Consignes Visiteurs

Les règles d’hygiène et sécurité visiteurs, souvent intégrées au livret d’accueil visiteurs, contiennent les consignes générales adaptées aux besoins de l’entreprise:

• Liste des principaux risques (risques chimiques, risque d'explosion, risque de choc électrique,…)
• Liste des interdictions générales (interdiction de fumer, de filmer, de manger, de courir…)
• Liste des obligations (porter des EPIs, se laver les mains, enlever ses bijoux, fermer les portes, se référer à d’autres règlements…)

Des consignes de sécurité efficaces

Les consignes de sécurité doivent être diffusées à des emplacements stratégiques facilement accessibles. Les employés doivent également être formés à leur bonne exécution.

Les consignes doivent être rédigées de façon claire, concise et sans ambiguïté, pour assurer une compréhension optimale par toutes les personnes cibles. L’usage de la langue contrôlée et de pictogrammes simples sont des bonnes pratiques à utiliser. Et pour terminer, n’oubliez pas de les diffuser dans les différentes langues de votre public !

Conclusion

Un accueil visiteur sécurisé repose sur l'association de pratiques générales bien pensées et de consignes hygiène et sécurité adaptées. Au-delà de la simple conformité légale, ces éléments contribuent à la protection des individus et à la sécurité économique de l'entreprise, tout en influant sur la première impression laissée aux visiteurs.

La sécurisation de l'accueil des visiteurs est une responsabilité partagée, mais elle repose particulièrement sur les épaules des responsables Qualité, Hygiène, Sécurité, et Environnement (QHSE). En adoptant ces pratiques, les entreprises ne se limitent pas à prévenir les risques, elles sculptent également un engagement constant envers la sécurité de tous.

Cependant, malgré les efforts déployés par l’entreprise, il est regrettable de constater que certains visiteurs ont tendance à survoler superficiellement ces consignes, parfois sans réelle compréhension. L'intégration de solutions d'accueil numériques apparaît comme une réponse prometteuse à cette problématique, offrant une approche plus interactive et facilitant la diffusion et la compréhension des directives de sécurité aux visiteurs.